Integritetspolicy för volontärer
Integritetspolicy för de läkare, tandläkare och annan medicinsk personal som är registrerade i Rotary Doctors Sweden (RDS) och Skandinaviska Läkarbankens (SLB) register.
Allmänt
Rotary Doctors Sweden (RDS) och Skandinaviska Läkarbanken (SLB) är mån om att du ska känna dig trygg i alla dina kontakter med oss. Vi följer GDPR, dataskyddsförordningen, som trädde i kraft i hela EU den 25 maj 2018. Detta betyder att vi respekterar din personliga integritet och din rätt att ha kontroll över dina personuppgifter.
I vår integritetspolicy beskriver vi vilka uppgifter som samlas in, för vilket syfte och hur RDS och SLB behandlar dina personuppgifter när du anmäler dig som volontär för att åka ut med våra respektive Läkarbanker. Policyn anger vidare hur vi behandlar dina personuppgifter när du åker ut för oss och efter hemkomst. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan kontakta oss.
Rotary Doctors Sweden, formellt en stiftelse med organisationsnummer 846003-5150, och Skandinaviska Läkarbanken Ideell förening, organisationsnummer 827500-9234, är personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter enligt denna integritetspolicy.
Du hittar kontaktuppgifter längst ner på sidan.
Personuppgifter vi samlar in
RDS och SLB får i första hand personuppgifterna direkt ifrån dig. Exempel på personuppgifter vi samlar in är ditt namn, adress, telefonnummer, e-postadress, personnummer och bankkontonummer.
Uppgifter i form av läkarlicens, specialistkompetens, letter of good standing, certificate of good standing, utdrag ur belastningsregistret är exempel på dokument som har direkt koppling till ditt yrke. Även uppgifter om referensperson och närmast anhörig inhämtas från dig.
SLB/RDS kommer att be dig begära ett utdrag ur belastningsregistret att dela med oss. Vi kommer följa de regler som finns för dessa utdrag.
Vi registrerar dina uppgifter i samband med att du har blivit godkänd för att åka på uppdrag för antingen RDS eller SLB. Blir du inte godkänd sparas inte dina uppgifter.
Vad vi använder personuppgifterna för (våra ändamål):
Personuppgifterna i registret används för att informera dig om möjliga volontäruppdrag och om annan verksamhet inom RDS och SLB, så som inbjudan till Inspirationsdagar (f.d. Läkarmötet).Uppgifterna används även vid planering och genomförande samt uppföljning av volontäruppdrag.
• Personuppgifter lämnas till Tranås resebyrå vid biljettbeställning och därifrån vidare till de flygbolag som används.
• Uppgifter lämnas till Erikshjälpens ekonomipersonal för handläggning av traktamente. Information om utbetalat traktamente skickas till skattekontoret.
• Vid planering av uppdragen insamlas ett flertal dokument som sparas i elektronisk form. Det handlar om olika betyg och intyg för att styrka att du som volontär har den rätta professionella kompetensen. Dokumenten sparas i tre år efter uppdraget med namn, personnummer, placeringsort, befattning och datum för uppdraget.
• Vid planering av uppdragen kontaktar RDS och SLB Inspektionen för vård och omsorg, IVO, för att kontrollera om sjukvårdspersonal mist sin legitimation eller om det finns några anmälningar mot dig som föranlett en begränsning i någon form i din yrkesutövning. Om slutligt beslut ännu inte tagits av IVO kommer vi vid behov kontakta din nuvarande arbetsgivare angående anmälan. Eventuellt kan extra referenstagning bli aktuellt. Den information som RDS och SLB får vid dessa tillfällen sparas inte.
• Information om dina närstående samlas in direkt från dig. Denna information ska användas vid akuta situationer som t.ex. sjukdom, olycksfall och dödsfall. Information om närstående sparas inte efter fullgjort uppdrag.
• Vid planering av uppdrag kommer personuppgifter samt olika dokument att delges olika organisationer och myndigheter i samarbetslandet för att du som volontär ska få de godkännanden som behövs för att kunna volontärarbete i landet ifråga.
• Efter att volontäruppdraget har genomförts skickar du som volontär in en rapport om din insats under uppdraget. Dessa rapporter kommer endast att delas med de båda styrelsernas ledamöter, samarbetspartner i respektive land samt med volontärer som planerar att åka ut. Detta görs på ett intranät som är lösenordskyddat. Dessa rapporter visar vilken verksamhet som genomförts av organisationerna och utgör del av underlag för årsredovisningar och andra dokument.
• Vid Inspirationsdagarna eller andra möten kommer personuppgifter på de som anmält sig att delas med andra deltagare, kursgård eller liknande. Detta ses som ett berättigat intresse och ingen speciell information ges till deltagarna om detta då det är en naturlig del av att ha anmält sig till ett möte. Vill du inte att dina uppgifter delas i samband med Inspirationsdagarna kontaktar du oss. Informationen om deltagare vid inspirationsdagarna sparas under tre år, information om särskilda uppgifter så som specialkost sparas dock inte efter att mötet har avslutats.
Laglig grund och rutiner för behandling av personuppgifter
I och med att du ansöker om att vara med i RDS och SLB registret över läkare, tandläkare och annan medicinsk personal samtycker du samtidigt till att dina personuppgifter används som nämnts ovan. Registret ska helt och hållet uppdateras vart tredje år. Då måste du som är intresserad av att stå kvar i registret bekräfta ditt samtycke och få information om denna integritetspolicy.
Det finns också ett berättigat intresse för RDS och SLB att spara viss information om dig som volontär som varit på uppdrag, så som namn, adressuppgifter, uppdrag och tidsperiod på grund av:
• Ansvarsfrågor som kan uppkomma.
• Förfrågningar om referenser eller intyg.
• Historiskt intresse om organisationens verksamhet.
Om en ansvarsfråga skulle komma upp meddelas den berörde alltid innan några utlåtanden ges. Om du uppger någon som referent är det viktigt att personen är tillfrågad av dig i förväg och därmed medveten om att man hamnar bland våra dokument på datorn.
Din rätt till dina personuppgifter
• Du har rätt att ta del av vilka personuppgifter vi har om dig och hur vi hanterar dina uppgifter.
• Du har rätt att få dina personuppgifter rättade om något inte stämmer.
• Du har rätt att begära att dina personuppgifter raderas från registret över läkare, tandläkare och annan medicinsk personal. Om de raderas betyder det att om du vill åka ut som volontär igen måste du ansöka om att komma med i registret på nytt. Observera att registret är gemensamt för båda Läkarbankerna – RDS och SLB. Även om du väljer att få dina personuppgifter raderade kommer vissa av dina uppgifter finnas kvar av historiskt intresse – se ovan.
• Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Om du invänder mot sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.
• Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.
Information som kan lämnas ut
Vi lämnar inte ut dina personuppgifter till någon annan för extern bearbetning. I de fall vi använder 3:e partsprodukter för att förbättra våra tjänster till dig reglerar vi detta i ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören för att säkerställa att dina uppgifter inte lämnas vidare för bearbetning av oberoende part. I det fall vi avslutar 3:e partstjänsten, säkerställer vi att dina uppgifter raderas från tredje part. Exempel på tredje part är IT-support och resebyrå.
Eftersom vi har samarbetspartners utanför EU/EES kommer dina personuppgifter att delas till länder också utanför EU/EES. Det kan förmodas att de inte har samma kontroll på datasäkerheten som den som råder inom EU/EES.
Säkerhet
De IT-tjänster som vi använder har vidtagit de tekniska säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.
Cookies
När du besöker rotarydoctors.se eller skandinaviskalakarbanken.se godkänner du att vi använder oss av cookies. Det innebär att vi lagrar information om hur ditt besök på dessa webbplatser ser ut. Nästa gång du besöker samma webbplats kan den läsa din cookie och visa sidorna enligt dina inställningar.
Vad är en cookie?
En cookie är en datafil som webbplatser kan tilldela datorer, surfplattor och smartphones. Denna fil lagrar information om ditt besök på webbplatsen och minns dig nästa gång du besöker webbplatserna.
Går det att rensa sina cookies?
Självklart kan du radera de cookies som har lagrats på din enhet. Sök på hur du gör i just din webbläsare.
Externa länkar
I händelse av att våra webbplatser innehåller länkar till externa webbplatser eller tjänster som vi inte kontrollerar över är dessa länkar endast för informationssyfte. Eftersom RDS och SLB saknar kontroll över innehållet på dessa webbplatser eller dess material ansvarar vi inte heller för dess innehåll. Om du följer en länk till en extern webbplats uppmanas du att ta del av de principer för personuppgifts-behandling och information om cookies som gäller för den aktuella sidan.
Hur du kontaktar oss
För ytterligare information om personuppgiftshanteringen eller om du har frågor är du välkommen att kontakta oss på något av följande sätt:
Rotary Doctors Sweden
Bergmossevägen 8
574 53 Holsbybrunn
E-mail: info@rotarydoctors.se
Skandinaviska Läkarbanken
Datorgatan 4
561 33 Huskvarna
E-mail: info@skandinaviskalakarbanken.se
Denna integrationspolicy gäller från och med 2018-05-25
Uppdaterad av styrelserna i RDS och SLB 2022-05-06, 2022-11-16
Integritetspolicy för volontärer.pdf